スマートデバイスの活用法！最新の活用法や課題対策などを徹底解説

企業でのスマートデバイス活用法

スマートデバイスがビジネスでどのように活用されているかについて考えてみましょう。

1.情報通信ツールとして

スマートデバイスは、モバイル端末の基本機能である情報通信において、さまざまな機能やツールを活用できます。

• IPビジネスフォンやクラウド型電話システムによるスマートフォンの内線化（FMC）

IP化やクラウド利用により、スマートフォンをオフィスの内線端末として活用している企業も増えつつあります。IPビジネスフォンやソフトバンク提供のコミュニケーションサービス 「ConnecTalk」 などのサービスによってスマートフォンを内線化した場合、スタッフが社外にいても通話料無料(※)で内線通話ができたり、スマートフォンを使ってオフィスの電話番号での発着信を行ったりすることができます。

※月額900円／モバイル回線のサービス利用料がかかります

• メール・ビジネスチャット、社内SNSなどのコミュニケーションツール

以前からメールはよく利用されていますが、近年はビジネスチャットも広く利用されています。例えば、管理機能やセキュリティ機能に優れたビジネス版のLINE「LINE WORKS」が有名です。また、社内SNSとしては、グループチャット機能やタイムラインによる情報共有などの機能が搭載された「WowTalk」があります。ビジネスチャットと社内SNSは重なる機能の多いサービスですが、社内SNSはメンバーが社内に限定されているフランクなコミュニケーションツールであるのに対して、ビジネスチャットは取引先とのコミュニケーションにも用いられる点が異なります。

2.多様な働き方・業務の見える化の実現

スマートフォンの内線化やコミュニケーションツールの活用に加え、以下のツールを活用することでテレワーク環境を充実させ在宅勤務などの柔軟な働き方を実現することができます。

• 勤怠管理システムによる業務管理

勤怠管理アプリを活用すれば、スマートデバイスをタップするだけで始業、休憩、終業を分単位で管理することができます。勤怠管理アプリを給与計算アプリと連動させることで、経理の給与計算業務を大きく削減することも可能です。

• Web会議

同じ場所に集まらなくても、Web会議ツールを用いて会議を行うことも可能です。「PrimeMeeting」といったWeb会議に特化したツールや、「Dialpad」のようなクラウド電話ツールのWeb会議機能を活用する方法などがあります。

• グループウェアによる仕事の進捗管理

グループウェアによって仕事の進捗状況を「見える化」して共有することで、オフィスに出社しなくてもスタッフ全員が仕事を引き継げる状態を保つことができます。

3.営業効率のアップと顧客満足度の向上

スマートデバイスをうまく活用すれば営業実績の向上も期待できます。スマートフォンの内線化によるレスポンス性のアップや取引先からの電話による依頼案件の取り逃し対策の他、以下のアプリも効果的です。

• SFAや日報アプリの活用による営業活動の見える化

営業強化支援を意味する「SFA（Sales Force Automation）」や日報アプリを活用することで、移動中に訪問先の取引状況を確認したり、日報の入力業務を行ったりすることができます。

• スケジュール管理

カレンダーアプリなどのスケジュール管理機能を活用して、アポイントの訪問日時、仕事の期日などを管理し、メンバー同士で共有することもできます。

4.ペーパーレス化

ペーパーレス化によって管理コストを削減したり業務効率化につなげたりすることも可能です。

• 資料やカタログのPDF化

営業に使用する資料やカタログをPDF化し、スマートデバイスで表示させることにより営業訪問先や店頭での資料として活用することができます。

• 稟議、決裁

稟議や決済をスマートデバイスで行うこともできます。例えば、上長や決裁者が外出中でも、稟議承認をもらうことが可能になります。

• 電子署名

電子署名とは、デジタル上の印鑑の役割を果たします。とはいえ、電子署名だけでは印鑑、自筆署名にならないケースもあります。電子署名と電子証明書を必要とするなど、公的契約書の内容にもよります。

スマートデバイス導入・運用面での課題と対策

スマートデバイス導入における課題と対策について紹介します。

セキュリティ

スマートデバイスのセキュリティリスクとして注意したいのは端末の紛失とマルウェア感染です。有効な対策としては、モバイルデバイス管理（MDM）が挙げられます。MDMとは、企業の複数台のスマートデバイスをリモートで一元管理できるサービスです。例えば、紛失・盗難時における端末ロックやデータ消去などの情報漏えい対策、不正利用の防止、セキュリティポリシーの一斉適用などの機能が利用できます。そのため、管理者の業務負担軽減にも効果が期待できるといえるでしょう。またiOS・アンドロイドに特化したセキュリティ管理ソフト「Zimperium」はAIを搭載し未知のセキュリティインシデントにも対応しています。

コスト

スマートデバイスのアプリやソフトウェアは多種多様化しています。当然、ツールを増やせば増やすほど月額利用料金や導入費用などのコスト増が発生します。不必要なコストを生じさせないためには、ツール導入の目的をあらかじめ明確にし、費用対効果のシミュレーションを行ったうえで導入を検討することが重要です。

モバイルに関する従業員の知識不足

便利なツールを安全に使いこなすためには、ある程度モバイルに関する知識も必要です。従業員の知識不足によるさまざまなトラブル発生を解決するには、管理者が中心となって従業員に研修の参加や学習指導などを行うほか、さまざまなモバイルツールを取り扱っている専門的な担当者にモバイルに関する機能解説やその使い方、問題発生の可能性のある事例を用いた対策法などを指導してもらう方法が効率的でしょう。またMDMを使って使用アプリを制限することも有効でしょう。

データ消失

物理的にデータを残すことができる紙ベースの記録に対して、デジタル媒体においてはデータ消失の不安もあるかと思います。データ消失を防ぐにはバックアップを徹底させることです。手動バックアップの場合にはどうしても対応を後回しにしてしまうことがありますので、重要データに関しては自動バックアップ機能を活用するとよいでしょう。

システム障害

スマートデバイスの重要性が高まれば高まるほど、システムがダウンした際に業務が滞ってしまうリスクがあります。システム障害の原因には、ソフトウェア（ツール）、ハードウェア（スマートデバイスやPC）、ネットワークなどが考えられるため、原因となり得る箇所を定期的にチェックし、メンテナンスをすることが重要です。ツールの不具合が原因のシステム障害への対策としては、まずツール選定の際に冗長性に優れた機器を導入することが考えられます。また、知識の豊富なベンダからツールを導入することで、適切なアドバイスを受けることもできるでしょう。

スマートデバイスの活用で生産性の向上を目指す

インターネット環境があれば場所を選ばずに仕事ができるスマートデバイスを活用することで、ビジネスを高速化することができます。さらにクラウドサービスや各種アプリケーションを活用することで業務の効率化や時間・場所に縛られない業務が可能となり、業務拡大やイノベーションの可能性は広がります。セキュリティやコスト面の課題をあらかじめ洗い出し、対策を取ることは必要不可欠ですが目的を明確にして、専門的な企業に相談したりレクチャーを依頼するなどして、自社に適した導入方法を検討するところからはじめてみましょう。

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